Automatiseren, slimmer en sneller werken en tijd besparen.
Klinkt interessant toch? Dat is in mijn vakgebied het nummer één ding waar ik helemaal van aan ga. Ik krijg er echt een kick van als ik het bij een klant voor elkaar heb gekregen dat de boekhouding is ingericht met alle slimme mogelijkheden die het systeem te bieden heeft, én dat de zzp’er veel minder van hun kostbare kwijt is met de boekhouding te doen.
Doordat je gebruikt maakt van handige mogelijkheden binnen je online boekhoudsysteem ga je slimmer en sneller werken, daardoor ga je tijd besparen. Tijd die je voor andere dingen kunt gebruiken.
Als Moneybird Expert en MoneyMonk adviseur heb ik al tientallen ondernemers mogen helpen met hun boekhouding, ieder met een eigen hulpvraag. De rode draad is dat al deze ondernemers klagen dat ze zoveel tijd kwijt zijn met het doen van hun boekhouding. Samen met hen ga ik dan aan de slag met de inrichting van hun boekhouding en hoe ze op een snelle en eenvoudige manier de boekhouding kunnen doen.
De online boekhoudsystemen die momenteel op de markt zijn, zijn er zo op gemaakt dat de ondernemer er mee aan de slag kan, ook al hebben ze weinig tot geen boekhoudkennis. Het is dan wel slim om een boekhouder/adviseur/mentor achter de hand te hebben die over hun schouder mee kan kijken.
Slim en snel boekhouden
Als Moneybird Expert en MoneyMonk adviseur werk ik alleen met deze systemen. Bij hoge uitzondering ook met E-boekhouden. Al deze systemen hebben hun eigen slimme mogelijkheden zodat jij je boekhouding kunt doen en er niet belachelijk veel tijd mee kwijt te zijn.
Met mijn klanten kijk ik altijd naar deze 10 belangrijkste slimme mogelijkheden binnen Moneybird en/of MoneyMonk:
- Zakelijke bankrekening koppelen met je online boekhouding zodat de banktransacties automatisch geïmporteerd worden. Het bespaart je een hoop tijd omdat je de transacties niet meer handmatig hoeft over te typen. Het zorgt er ook voor dat je minder fouten maakt zoals een transactie dubbel of te weinig over typen.
- Boekingsregels aanmaken zodat veel terugkerende banktransacties zoals bankkosten of overboeking van je salaris automatisch op de juiste categorie wordt gezet.
- Je webshop koppelen aan je online boekhouding zodat de facturen en contactinformatie uit je webshop automatisch toegevoegd worden aan je boekhouding; Ook dit scheelt heel veel werk en tijd en zorgt voor een goed inzicht. Dit kan helaas niet in MoneyMonk.
- Koppeling maken met andere externe systemen die je gebruikt zoals bv CRM pakket, urenregistratie of salarisadministratie zodat op een efficiënte en snelle manier informatie uitgewisseld kan worden tussen de verschillende systemen.
- Producten aanmaken voor de producten of diensten die je verkoopt. Dit zorgt ervoor dat je bij het maken van je verkoopfacturen niet steeds de omschrijving, prijs, btw-tarief en juiste categorie hoeft te typen. Je alleen nog maar het juiste product/dienst te selecteren en deze wordt toegevoegd aan je factuur.
- Periodieke facturen versturen aan jouw klanten. Deze optie gebruik je wanneer je elke maand dezelfde bedragen aan je klanten factureert. De facturen worden op de opgegeven datums automatisch aangemaakt en verstuurd.
- Gebruik maken van Peppol; Peppol is een Nederlands beveiligd netwerk, waarmee van boekhoudprogramma naar boekhoudprogramma facturen verstuurd kunnen worden, zonder gebruik te hoeven maken van e-mail. Met Peppol heb je facturen dus gelijk in je administratie! Dit scheelt weer een hele stap. Het werkt overigens alleen als zowel jij als je klant of je leverancier Peppol gebruikt.
- Voeg een online betaalmethode zoals Ideal toe aan je factuur; Nadat je je facturen verstuurd hebt naar je klanten, en dan heb ik het niet over de facturen uit je webshop, wil je dat ze zo snel mogelijk betaald worden. Een online betaalmethode aanbieden vereist wel dat je een account hebt bij Mollie zodat je deze kunt koppelen met je online boekhouding. Paypal is bij Moneybird ook mogelijk.
- In Moneybird kun je je debiteurenbeheer automatisch laten doen. Wanneer de vervaldatum is verstreken wordt er automatisch een betalingsherinnering verstuurd. Zo vergeet je nooit meer om openstaande facturen na te jagen.
- Maak gebruik van de bijbehorende boekhoudapp. Hiermee kun je makkelijk en snel je kassabonnetjes inscannen. Zo raak je nooit meer een bon kwijt.
Deze 10 automatiseringen gaan je gegarandeerd al heel veel tijd opleveren maar met alleen deze automatiseringen ben je er natuurlijk nog niet.
Gewoonte en ritme
Het andere belangrijke onderdeel van slimmer en sneller je boekhouding doen is gewoonte en ritme. Laat me dit even uitleggen. Wij ondernemers weten heel goed dat het doen van je boekhouding bij het ondernemen hoort en dat het moet gebeuren. Maar blij worden de meesten er helemaal niet van. Er wordt al snel gedacht, oh die boekhouding werk ik volgende week wel bij. De week erna wordt het weer doorgeschoven, en weer en weer…
Dit is op en top uitstelgedrag!
Je moet prioriteiten stellen toch? Dan gaat het helpen van je klanten nog altijd voor, want dat brengt geld in het laatje. Voordat je het weet is er weer een kwartaal voorbij, maar je zal er nu toch echt aan moeten geloven en je boekhouding moeten gaan doen. Het puin ruimen van drie maanden kan beginnen. Uren en uren en uren ben je er mee bezig en letterlijk om 23.55 dien jij je btw-aangifte in.
Ben eens eerlijk,hoe herkenbaar is dit voor jou?
Uitstelgedrag kun je afleren en een Boekhoudgewoonte kun je aanleren
Weet je, je kunt het doen van je boekhouding vergelijken met tanden poetsen. Als het goed is poets jij iedere dag je tanden. Dat doe je gewoon zonder er bij na te denken. Het is een gewoonte. Nu stel je eens voor dat je maar één keer per maand je tanden poetst. Hoe zou je gebit eruitzien? De gevolgen voor je tanden zijn catastrofaal; je zit zo aan een wortelkanaalbehandeling.
Met boekhouden werkt het net zo. Je boekhouding één keer per kwartaal doen zal je heel veel tijd, energie maar ook geld kosten. Ze zeggen toch, Time is Money!
Boekhoudritme
Door je boekhouding doen op te delen in verschillende taken die je dagelijks en wekelijks kunt doen, breng je meer ritme aan. Met dagelijkse taken ben je twee tot vijf minuten bezig en met de wekelijkse maximaal een half uur. Dit ritme zorgt er voor dat je tegen de tijd van de btw-aangifte je hele boekhouding op orde hebt. Bovendien hoef je met een boekhoudgewoonte en -ritme niet meer na te denken of je er wel zin in hebt. Je doet het gewoon.
Aan het eind van het kwartaal hoef je alleen nog te controleren of je alles verwerkt hebt, of alle banktransacties er correct inzitten en of je de juiste btw-codes gebruikt hebt. Dan is het alleen nog een kwestie van een paar klikken en je btw-aangifte is verzonden naar de Belastingdienst.
Zorg er dus voor dat je op een vast moment in de week je boekhouding doet. Bijvoorbeeld op maandagmorgen. Je begint dan de week door eerst met je boekhouding aan de slag te gaan. Plan dit ook echt in je agenda. Zo heb je altijd een stok achter de deur en vergeet je het door de waan van de dag niet.
Om je een idee te geven hoe je taken kunt opdelen in dagelijkse en wekelijkse acties, maandelijkse en kwartaalacties en zelfs acties die je één keer per jaar doet, vindt je hieronder een overzicht die ik zelf ook gebruik.
Dagelijkse acties:
- Per mail ontvangen inkoopfacturen doormailen naar of uploaden in je online boekhouding
- Kassabonnetje direct na ontvangst inscannen met je mobiele boekhoudapp
- Per post ontvangen inkoopfacturen inscannen met je mobiele boekhoudapp (dit zal echter steeds minder (of al helemaal niet meer) voorkomen)
- Urenregistratie en/of kilometerregistratie bijwerken
Wekelijkse of tweewekelijkse acties (vaste dag):
- Facturen sturen aan je klanten
- Boekhouding bijwerken
- Betalingen doen vanuit je kostenrekening
- Betalingsherinneringen en aanmaningen versturen
Kwartaalacties
- Doe de aangifte omzetbelasting en betaal de verschuldigde btw.
Heb je nog andere acties die typisch voor jou zijn en niet in bovenstaand overzicht staan? Zet ze er dan bij.
Door gebruik te maken van de handige mogelijkheden van je online boekhouding, een gewoonte te maken van het doen van je boekhouding en er een ritme aan te hangen ga je echt ongelooflijk veel tijd besparen. Kostbare tijd die je liever aan andere dingen besteed.
Doe er je voordeel mee. Veel Succes en tot volgende week!
Recente reacties